Como profesional de asistencia administrativa, eres responsable de mantener al día a los equipos. Debes organizarte bien y trabajar de forma eficaz, incluso bajo mucha presión y con muchas tareas prioritarias.
En esta sección, te proporcionamos maneras sencillas de usar instrucciones en tus tareas cotidianas.
Cada una de las instrucciones incluidas a continuación se presenta con una situación para que veas cómo puedes usar Gemini para Google Workspace. En el ejemplo de iteración de instrucciones, se muestra cómo escribir instrucciones adicionales para complementar la respuesta inicial que se generó.
Ejemplo de iteración de instrucciones
Caso de uso:
Planifica agendas (actividades externas, reuniones y más)
Estás planificando una reunión externa de tres días. Para crear la agenda, intercambias ideas con la app de Gemini. Escribes lo siguiente:
Leyenda
Arquetipo
Tarea
Contexto
Formato
I am an executive administrator to a team director.
Our newly formed team now consists of content marketers, digital marketers, and product marketers. We are gathering for the first time at a three-day offsite in Washington, DC.
Plan activities for each day that include team bonding activities and time for deeper strategic work.
Create a sample agenda for me.
I am an executive administrator to a team director.
Our newly formed team now consists of content marketers, digital marketers, and product marketers. We are gathering for the first time at a three-day offsite in Washington, DC.
Plan activities for each day that include team bonding activities and time for deeper strategic work.
Create a sample agenda for me.
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App de Gemini
Esto te sirve para empezar a planificar. Debes generar ideas específicas para actividades de integración de equipos. Escribes lo siguiente:
Suggest three different icebreaker activities that encourage people to learn about their teammates’ preferred working styles, strengths, and goals. Make sure the icebreaker ideas are engaging and can be completed by a group of 25 people in 30 minutes or less.
Suggest three different icebreaker activities that encourage people to learn about their teammates’ preferred working styles, strengths, and goals. Make sure the icebreaker ideas are engaging and can be completed by a group of 25 people in 30 minutes or less.
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App de Gemini
Estás conforme con la agenda como punto de partida. Quieres cambiar el formato de la respuesta de Gemini para armar una tabla. Escribes lo siguiente:
Organize this agenda in a table format. Include one of your suggested icebreakers for each day.
Organize this agenda in a table format. Include one of your suggested icebreakers for each day.
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App de Gemini
Seleccionas Exportar a Documentos. Abres un documento nuevo. Ahora quieres incluir resúmenes detallados para las sesiones de estrategia usando tus archivos existentes en Google Drive para proporcionar más contexto sobre los temas de los que se va a hablar. Le das una instrucción a Gemini en Documentos y etiquetas los archivos correspondientes escribiendo @nombre del archivo.
Use @[2024 H2 Team Vision] to generate a summary for the opening remarks on Day 1 of this agenda.
Use @[2024 H2 Team Vision] to generate a summary for the opening remarks on Day 1 of this agenda.
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Gemini en Documentos
Ejemplos de casos de uso
Administradores ejecutivos y socios comerciales ejecutivos
Caso de uso:
Administra varias carpetas de Recibidos de correos electrónicos
Después de volver de las vacaciones, tienes muchos mensajes no leídos y sin ordenar. Le das una instrucción a Gemini en el panel lateral de Gmail. Escribes lo siguiente:
Summarize emails from [manager] from the last week.
Summarize emails from [manager] from the last week.
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Gemini en Gmail
Gemini muestra resúmenes breves de cada uno de los mensajes. Para acceder directamente a un mensaje, haces clic en Fuentes y ves mosaicos que te dirigen a correos electrónicos específicos. Seleccionas el más importante. Una vez que se abre la conversación de correo electrónico, ves que se intercambiaron muchos mensajes. Le das una instrucción a Gemini en Gmail:
Summarize this email thread and list all action items and deadlines.
Summarize this email thread and list all action items and deadlines.
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Gemini en Gmail
Debes una respuesta a una pregunta y crees que la mejor forma de responderla es con un documento en tu Drive. Le das una instrucción a Gemini en el panel lateral de Gmail. Escribes lo siguiente:
Generate a response to this email and use @[file name] to describe how the [initiative] can complement the workstream outlined in [colleague’s name]’s message.
Generate a response to this email and use @[file name] to describe how the [initiative] can complement the workstream outlined in [colleague’s name]’s message.
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Gemini en Gmail
Gemini en Gmail muestra un correo electrónico sugerido que extrae directamente de tu propio documento. Después de leerlo, seleccionas el ícono de copiar en el panel lateral y lo pegas directamente en tu mensaje.
Caso de uso:
Planifica viajes de negocios
Tu administrador tendrá una reunión fuera de la ciudad. Eres responsable de reservar el traslado y el alojamiento y de generar un itinerario personalizado. Debes investigar lugares para comer. Intercambias ideas con la app de Gemini. Escribes lo siguiente:
I am an executive assistant. I need to create an itinerary for a two-day business trip in [location] during [dates]. My manager is staying at [hotel]. Suggest different options for breakfast and dinner within a 10-minute walk of the hotel, and find one entertainment option such as a movie theater, a local art show, or a popular tourist attraction. Put it in a table for me.
I am an executive assistant. I need to create an itinerary for a two-day business trip in [location] during [dates]. My manager is staying at [hotel]. Suggest different options for breakfast and dinner within a 10-minute walk of the hotel, and find one entertainment option such as a movie theater, a local art show, or a popular tourist attraction. Put it in a table for me.
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App de Gemini
Continúas con la conversación hasta que estás conforme con el itinerario. Antes de hacer las reservas, quieres mostrarle el borrador a tu administrador. Seleccionas Compartir y exportar y la opción para crear un borrador en Gmail. Después de que se crea el borrador de correo electrónico, le das los toques finales y lo envías.
Caso de uso:
Haz un seguimiento del presupuesto de viaje y entretenimiento
Quieres crear una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de todos los gastos que se hagan en el viaje. Abres una nueva hoja de cálculo de Google y le das una instrucción a Gemini en el panel lateral de Hojas de cálculo. Escribes lo siguiente:
Create a budget tracker for business travel. It should include columns for: date, expense type (meal, entertainment, transportation), vendor name, and a description.
Create a budget tracker for business travel. It should include columns for: date, expense type (meal, entertainment, transportation), vendor name, and a description.
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Gemini en Hojas de cálculo
Gemini muestra una herramienta para hacer seguimientos que está lista para que ingreses datos.
Explora los recursos seleccionados, que incluyen desde orientación para escribir instrucciones hasta historias de clientes y mucho más, y descubre cómo aprovechar Gemini para Google Workspace al máximo.
